Responsable Administratif H/F – Immobilier
Paris (75)

Immobilier
POURVU

01Le contexte

Nous recherchons un Responsable Administratif H/F pour un groupe d’Asset Management spécialisé en immobilier tertiaire et résidentiel.

Fort d’une expérience de 20 ans, le groupe familial indépendant est spécialisé dans le développement et la gestion d’actifs immobiliers, qui couvre l’ensemble de la chaîne de valeur immobilière via 3 pôles de diversification :

  • La gestion de foncières et de clubs deals patrimoniaux.
  • Le développement et la restructuration d’immeubles tertiaires et résidentiels.
  • L’exploitation immobilière via plusieurs marques indépendantes : une marque de coworking / Flex Office et une marque d’apparts hôtel / Business Hospitality.

Le groupe travaille sur l’ensemble des typologies d’actifs et a fait le choix d’internaliser l’ensemble des métiers de l’immobilier d’entreprise : Investment, Fund, Asset et Property notamment.

02Les missions

Vous êtes en relation avec l’ensemble des collaborateurs du groupe et êtes responsable de l’administratif du groupe et de ses filiales.

Vos missions seront :

Sur la partie administrative :

  • Trier et distribuer le courrier
  • Rédiger, imprimer et mettre signature les courriers officiels
  • Gérer les envois postaux et les recommandés
  • Imprimer et mettre signature dans le parapheur les documents nécessitant la signature de la direction
  • Assurer le suivi du courrier en cas de déménagement de sièges sociaux ou d’établissements secondaires
  • Souscrire et résilier les abonnements divers (médias, outils, transports, etc.)
  • Assurer la veille et réserver les formations professionnelles pour l’ensemble des collaborateurs du groupe
  • Commander et suivre les tickets restaurants
  • Commander les équipements informatiques et superviser leur installation et la maintenance par la DSI
  • Mettre en place et suivre les contrats de leasing (reprographie, voiture, etc.)
  • Réserver les transports et hébergements dans le cadre des déplacements professionnels de la direction

Sur la partie bancaire :

  • Ouvrir et fermer les comptes bancaires puis mettre à jour régulièrement le tableau d’inventaire
  • Archiver documents bancaires (contrats, extraits de comptes, RIB etc.)
  • Suivre les mandats EBICS
  • Préparer et transmettre les documents KYC
  • Commander et suivre les LEI
  • Commander et suivre les CB et moyens de paiement
  • Envoyer les bilans annuels de la holding et des filiales
  • Envoyer les expertises annuelles des immeubles
  • Classer et archiver les contrats de prêt

Sur la partie juridique :

  • Relire, mettre en signature via Docusign et classer les PV
  • Tenir les registres d’assemblées et envoyer au greffe
  • Relire, mettre en signature et classer les conventions de prestations internes et de leurs avenants (conventions de management fees entre la holding et ses filiales, conventions de trésorerie, conventions de pilotage d’opérations, contrats de management, convention de homes staging, contrats de location de mobilier)
  • Tenir et mettre à jour les tableaux de suivi des PV
  • Mettre à jour l’organigramme groupe et le schéma directionnel tous les trimestres

Sur la partie RH :

  • Assurer la gestion des entrées et sorties des salariés (DUE, affiliations, suivi des périodes d’essai, rédaction des contrats de travail, suivi des préavis, etc.)
  • Gérer les contrats de travail et les avenants
  • Superviser la constitution et la mise à jour des dossiers du personnel
  • Garantir la fiabilité des bulletins de paie et des analyses sociales
  • Mettre en œuvre les éléments du programme social
  • Contrôler le recours aux contrats CDD et à l’intérim
  • Etablir les différents rapports légaux, tels que bilan social, rapport de situation comparée ainsi que tous les documents destinés aux IRP notamment
  • Participer à l’harmonisation des process et outils en matière d’administration du personnel,
  • Assurer les relations avec les organismes de santé

Sur la partie COMEX et réunion du conseil d’administration :

  • Planifier les COMEX
  • Transmettre l’ordre du jour aux associés
  • Rédiger et classer les comptes-rendus de réunion sous format Excel (modèle existant) et diffuser aux associés

Sur la partie communication externe :

  • Relire les documents de présentation
  • Créer et mettre à jour les listes de diffusion
  • Envoyer les présentations à destination des banques, investisseurs, brokers, etc.
  • Envoyer les mails officiels à l’attention d’actionnaires des fonds d’investissement ou d’opérations

03Le profil

  • De formation Administrative et/ou Juridique
  • Minimum 5 ans d’expérience à un poste similaire, idéalement dans le domaine de l’immobilier
  • Qualités relationnelles avec les différents interlocuteurs internes ou externes
  • Capacité d’adaptation, agilité et réactivité
  • Organisation, rigueur et autonomie
  • Volonté de s’investir dans le développement d’un groupe à forte culture familiale et entrepreneuriale
  • Très bonne maîtrise des outils informatiques et du pack Office
  • Respect de la confidentialité et intégrité

04Les conditions

RÉMUNÉRATION : 45-55 k€ annuel brut + primes sur objectifs
(jusqu’à 2 mois de salaire en fonction des résultats perso et de l’entreprise)

Avantages :

  • Mutuelle Entreprise
  • Tickets Restaurant
  • Participation aux transports
  • Abonnement salle de sport
  • Rémunération : 45-55 k€ annuel brut fixe + primes sur objectifs
  • Expérience : 5 ans min.
  • Type de poste : CDI
Paris (75)
Candidature spontanée