Assistante Accueil et Administratif H/F - Immobilier
Lyon (69)

Immobilier

01Le contexte

Nous recherchons une Assistante Accueil & Administratif H/F pour le siège social d'un groupe immobilier basé à Lyon. Avec son expérience de plus de 20 ans, le groupe est un acteur référent de l'immobilier résidentiel et tertiaire et a développé une grande expertise dans les différents métiers du secteur : promotion, rénovation, réhabilitation, etc. 

Vous serez le 1er maillon de la relation client et un " catalyseur " de l'image du groupe inspirant un sentiment positif : enthousiasme, dynamisme et optimisme

02Les missions

Sur la partie accueil  :

  • Assurer l'accueil physique : réception et orientation des visiteurs. 
  • Proposer systématiquement un café ou un rafraichissement. 
  • Assurer l'accueil téléphonique : identifier l'interlocuteur, le motif de l'appel et le degré d'urgence avant de la transférer. 
  • Relever régulièrement le répondeur et actualiser les messages. 
  • Etre le responsable du planning partagé et s'attacher à ce que chaque collaborateur renseigne : ses absences / déplacements, le nom / la société des visiteurs. Cela a pour objectif d'accueillir nommément les visiteurs qui se présentent. 
  • Animer et organiser l'espace accueil : actualité et presse professionnelle, plaquettes, programmation TV. 

 

Sur la partie intendance : 

  • Veiller à la propreté des locaux et à l'application des règles d'usage (frigo, espace collaborateurs).
  • Gérer les salles de réunions : réservations, disponibilités, remise en état des salles (poubelles, nettoyage des tables, préparation des bouteilles d'eau, gobelets etc.). 
  • Gérer les plateaux repas pour les réunions et/ou déjeuners visiteurs et dresser préalablement la table. 
  • Gérer les stocks de café, thé, papier toilette, papier pour imprimantes, fournitures administratives etc. 
  • Assurer le suivi des prestataires du siège social : coursiers, entreprise de ménage, dépannages divers, etc. 

 

Sur la partie conciergerie : 

  • Réceptionner et envoyer les colis et les distribuer aux services et entreprises concernées. 
  • Assurer les réservations pour les visiteurs (Taxis / VTC) et pour les collaborateurs (salle de sport du siège, restaurants, déplacements avec transports / hôtels, etc.). 
  • Organiser les présentations produits, services et évènements éphémères. 
  • Animer un mémento conseils / coups de coeurs collaborateurs : spectacles, restaurants, expos, etc. 

 

Sur la partie administrative : 

Au quotidien : assurer la gestion du courrier (réception, envoi et transmission) 

De manière ponctuelle :

  • Préparer les dossiers de présentation. 
  • Assister pour l'envoi des courriers clients, la préparation des éléments remis lors des livraisons (boite, clé, etc). 
  • Suivre et gérer les clés : distribuer les clés des chantiers aux entreprises qui doivent intervenir. 
  • Gérer le suivi des assemblées générales : mettre à jour les agendas, envoyer les pouvoirs, scanner / classer les documents. 
  • Faire de la pige sur les mises en location et la prospection. 
  • Assurer le classement général des documents (marchés, contrat, factures, etc.). 

03Le profil

  • BAC et/ou BTS Secrétariat / Assistanat Administratif. 
  • Minimum 1 ou 2 ans d'expérience à un poste similaire. 
  • Maitrise de la Suite Microsoft : Word, Excel et PowerPoint.  
  • Maitrise de l'orthographe. 
  • Dynamisme, enthousiasme et bonne présentation. 
  • Très bon relationnel, sens du service et sens de l'organisation. 
  • Adaptabilité / flexibilité et résistance au stress. 
  • Respect de la confidentialité. 

 

L'accueil est ouvert de 9h à 12 et de 14h à 18h mais des aménagements d'horaires peuvent être envisagés si besoin. 

 

  • Rémunération : 1 800 - 2 000 € mensuel brut
  • Type de poste : CDI
Lyon (69)
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